Tìm hiểu cách sử dụng hóa đơn điện tử

Bạn mới sử dụng hóa đơn điện tử nên còn nhiều băn khoăn, thắc mắc? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn phương pháp sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản và dễ hiểu cho người mới dùng.

1. Hóa đơn điện tử?

Cụ thể, tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC giải thích: Hóa đơn điện tử được hiểu là các thông tin dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử theo quy định phải được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của công ty đã được cấp mã số thuế lúc bán hàng hoá, dịch vụ, được lưu trữ trên máy tính của các khách hàng theo quy định.

2. Các Thông tư, Nghị định quy định về hóa đơn điện tử

Như định nghĩa, hóa đơn điện tử được tạo nên và sử dụng trên nền tảng điện tử nên để sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp phải có các phần mềm hóa đơn điện tử, máy tính có kết nối internet và chữ ký số.

Ngoài ra, muốn sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần phải hiểu rõ về các Thông tư, Nghị định, quy định đối với hóa đơn điện tử thì mới có thể dễ dàng sử dụng hóa đơn này và mang lại hiệu quả cao.

Có 3 Nghị định, Thông tư cơ bản, tối thiểu mà bạn cần phải tìm hiểu đầu tiên khi muốn sử dụng hóa đơn điện tử: Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

  • Thông tư 32/2011/TT-BTC, nội dung chỉ dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, điều hành hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa dịch vụ, được Bộ Tài chính ban hành ngày 14/03/2011.
  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP với nội dung quy định về hóa đơn điện tử lúc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018.
  • Thông tư 68/2019/TT-BTC, nội dung hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, được Bộ Tài chính ban hành ngày 30/09/2019.

3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản

Theo đó, điều kiện đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn đã được quy định tại Khoản hai Điều 4 Thông tư 32 32/2011/TT-BTC:

  • Người bán là đơn vị kinh tế với đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có dùng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Người bán với địa điểm, đường truyền thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng đề nghị khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản cũng như cách lưu trữ hoá đơn điện tử.
  • Người bán với nhóm người thực thi đủ trình độ, khả năng tương thích với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
  • Người bán sở hữu chữ ký điện tử theo quy định của luật pháp.
  • Người bán có phần mềm bán hàng hóa, nhà cung cấp kết nối mang phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở vật chất dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Sở hữu các trật tự sao lưu dữ liệu hay khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu nhằm đáp ứng những đề nghị tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

>>> Xem chi tiết: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử bảo mật và an toàn đúng quy định

Hóa đơn điện tử người bán dùng chỉ hợp lệ khi đáp ứng những bắt buộc dưới đây:

  • Hóa đơn ghi rõ tháng ngày năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán, địa chỉ đơn vị mua, bán; mã số thuế; hình thức thanh toán; số tài khoản.
  • Hóa đơn ghi rõ số trật tự, tên hàng hóa nhà sản xuất, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền trả tiền bằng số và bằng chữ.
  • Hóa đơn buộc phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp ko có chữ ký của Giám đốc thì phải sở hữu giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
  • Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Thích bài viết này
tags
0 bình luận
Gửi bình luận
Bạn chưa đăng nhập !
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký để viết bình luận.

Bạn đã quên mật khẩu?

Gởi tin nhắn

Gởi tin nhắn đến