Trong bối cảnh hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc và ngày càng phổ biến tại Việt Nam, vấn đề chữ ký số để ký hóa đơn là một điều tất yếu cho mọi hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều chủ cửa hàng nhỏ còn ngần ngại bởi chi phí, thiết bị và thao tác phức tạp của chữ ký số truyền thống. Nhằm giải quyết những lo lắng này, POS365 phối hợp với VNPAY triển khai chương trình tặng chữ ký số từ xa VNPAY-CA HSM miễn phí với số lượt ký không giới hạn trong 3 năm. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách đăng ký, lợi ích và cách sử dụng chữ ký số này ngay trong phần mềm bán hàng, giúp bạn tuân thủ pháp luật dễ dàng và bán hàng hiệu quả hơn.

1. Chữ ký số từ xa VNPAY-CA HSM là gì?

Chữ ký số là dữ liệu điện tử dùng để xác thực và ký hóa đơn điện tử đúng theo quy định của pháp luật. Trước đây, để ký hóa đơn, hộ kinh doanh thường sử dụng USB Token – thiết bị vật lý chứa chứng thư số. Tuy nhiên, USB Token có những hạn chế như:

• Phải gắn vào máy tính mỗi lần ký.

• Dễ hỏng, thất lạc hoặc lỗi driver.

• Không thể ký khi di động, trên điện thoại hay máy POS.

Chữ ký số từ xa VNPAY-CA HSM là bước tiến công nghệ hiện đại hơn. Chứng thư số được lưu giữ trên máy chủ đám mây bảo mật cao (HSM) thay vì USB vật lý. Khi cần ký hóa đơn, hệ thống sẽ xử lý ký tự động ngay trên phần mềm bán hàng, không cần thao tác rườm rà. Điều này đồng nghĩa bạn có thể ký hóa đơn trên máy tính, điện thoại, máy POS hoặc máy tính bảng mà không cần USB Token.

2. Ưu đãi miễn phí và không giới hạn lượt ký là gì?

Chương trình được thiết kế để giúp hộ kinh doanh tiếp cận chữ ký số dễ dàng với ưu đãi chính là:

2.1 Miễn phí sử dụng chữ ký số trong 3 năm

Trong vòng 36 tháng kể từ khi kích hoạt dịch vụ chữ ký số VNPAY-CA HSM, bạn sẽ không phải chịu bất kỳ chi phí nào liên quan đến chữ ký số, bao gồm:

• Không phải mua thiết bị USB Token.

• Không phải trả phí cài đặt hoặc khởi tạo.

• Không phải trả phí thường niên cho chữ ký số.

Việc miễn hoàn toàn các khoản phí này giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí, nhất là với hộ kinh doanh nhỏ, cửa hàng mới mở hoặc đơn vị chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

2.2 Không giới hạn số hóa đơn ký

Thông thường các đơn vị cung cấp chữ ký số miễn phí có thể giới hạn số lượt ký hoặc tính phí theo số lượng hóa đơn ký. Nhưng với chữ ký số VNPAY-CA HSM:

• Bạn có thể ký bao nhiêu hóa đơn mỗi ngày cũng được.

• Không lo bị tính phí thêm dù xuất nhiều hóa đơn vào giờ cao điểm.

• Không cần đăng ký gói ký số theo lượng hóa đơn.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các cửa hàng có lượng giao dịch lớn như cà phê, trà sữa, siêu thị hoặc cửa hàng bán lẻ.

3. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số VNPAY-CA HSM3.1 Ký hóa đơn nhanh và thuận tiện

Việc tích hợp chữ ký số từ xa vào phần mềm bán hàng giúp quá trình ký hóa đơn diễn ra ngay tại giao diện thanh toán. Bạn không cần thiết bị phụ giúp rườm rà, các thao tác ký được tự động hóa hoàn toàn, giúp xử lý hóa đơn nhanh chóng.

3.2 Linh hoạt ký trên mọi thiết bị

Với chữ ký số từ xa, bạn không bị ràng buộc bởi một thiết bị duy nhất. Bạn có thể xử lý ký hóa đơn trên:

• Máy tính bàn (PC)

• Laptop

• Điện thoại thông minh

• Máy POS cầm tay

• Máy tính bảng

Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn phục vụ tại bàn, lưu động tại các quầy popup, hội chợ hoặc triển lãm.

3.3 Tuân thủ pháp luật dễ dàng

Ký hóa đơn điện tử đúng quy chuẩn là yêu cầu bắt buộc của cơ quan thuế. Khi sử dụng giải pháp ký số VNPAY-CA HSM tích hợp trên POS365, toàn bộ dữ liệu hóa đơn được ký chuẩn và tự động gửi lên hệ thống quản lý thuế theo đúng kỹ thuật.

3.4 Giảm thời gian chờ đợi

Trong những khung giờ cao điểm như buổi trưa tại quán ăn, trà sữa, quy trình ký hóa đơn tự động giúp nhân viên không mất thời gian thao tác thủ công – từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng bằng dịch vụ nhanh gọn.

checkimg('https://ik.imagekit.io/pos365/ldp-thue-so/banner-noti-page.webp?updatedAt=1767156763773')

4. Hồ sơ và điều kiện đăng ký chữ ký số miễn phí

Trước khi bắt đầu, bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ để hoàn tất đăng ký chữ ký số từ xa:

• Căn cước công dân / Chứng minh nhân dân của chủ hộ kinh doanh (cả mặt trước và sau).
• Giấy đăng ký kinh doanh / chứng nhận đăng ký hoạt động kinh doanh.
• Mã số thuế đang hoạt động.

Những tài liệu này sẽ được dùng để xác thực danh tính của bạn theo quy trình eKYC (xác minh trực tuyến) giúp liên kết dịch vụ chữ ký số với chủ hộ kinh doanh chính xác.

5. Các bước đăng ký chữ ký số miễn phí

Đăng ký chữ ký số VNPAY-CA HSM cùng POS365 đơn giản, gồm các bước sau:

Bước 1: Liên hệ đội ngũ hỗ trợ

Gọi tới tổng đài hỗ trợ của POS365 hoặc gửi yêu cầu đăng ký website chính chức tại https://www.pos365.vn/thue-so-0-dong/. Nhân viên kỹ thuật sẽ tiếp nhận và hướng dẫn bạn từng bước.

Bước 2: Xác thực danh tính eKYC

Bạn sẽ được hướng dẫn thực hiện xác thực danh tính trực tuyến bằng cách chụp ảnh giấy tờ và selfie. Quá trình này rất nhanh, thường chỉ mất vài phút.

Bước 3: Kích hoạt dịch vụ

Sau khi thông tin được xác minh, chữ ký số sẽ được kích hoạt và liên kết với tài khoản POS365 của bạn. Lúc này bạn có thể ký hóa đơn ngay trên giao diện bán hàng.

6. Cách sử dụng chữ ký số ký hóa đơn trên phần mềm POS365

Khi chữ ký số được kích hoạt, mỗi khi bạn tạo hóa đơn điện tử và hoàn tất thanh toán:

• Hệ thống sẽ tự động thực hiện ký số.
• Hóa đơn được ký chuẩn theo quy định và ghi nhận đầy đủ thông tin.
• Hóa đơn được gửi lên hệ thống thuế nếu bạn bật tính năng gửi tự động.

Với chữ ký số từ xa, bạn không cần thêm bước xác nhận hay nhập mã PIN rườm rà – tất cả đều xử lý ngay khi phát sinh hóa đơn.

7. Những thắc mắc thường gặp

– Sau 3 năm miễn phí, chi phí chữ ký số có tăng không?
Sau thời gian ưu đãi, bạn có thể gia hạn theo bảng giá dịch vụ ký số, nhưng thường sẽ có nhiều chương trình ưu đãi giá dành cho khách hàng cũ.

– Chữ ký số từ xa có an toàn không?
Giải pháp chữ ký số từ xa VNPAY-CA HSM sử dụng tiêu chuẩn bảo mật cao, lưu trữ khóa trên máy chủ an toàn – đảm bảo tính bảo mật hơn so với thiết bị USB Token dễ mất hoặc hỏng.

– Chương trình có áp dụng với phần mềm khác không?
Hiện chương trình ưu đãi này được áp dụng cho khách hàng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS365.

8. Kết luận

Chữ ký số không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc khi sử dụng hóa đơn điện tử, mà còn là công cụ giúp quy trình vận hành bán hàng trở nên chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chương trình tặng miễn phí ký số không giới hạn lượt ký trong 3 năm với chữ ký số VNPAY-CA HSM là bước đệm giúp bạn tiếp cận công nghệ hiện đại mà không lo chi phí.

Hãy tận dụng ưu đãi này để tự động hóa quy trình hóa đơn, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo sự khác biệt trong vận hành cửa hàng.